DSGVO-Zertifizierung in Österreich

DSGVO-Zertifikate: Der Wettbewerbsvorteil für Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

DSGVO-Zertifizierung in Österreich

Die Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, die seit dem 25. Mai 2018 gilt und das Datenschutzrecht EU‑weit vereinheitlicht. Sie stärkt die Rechte von betroffenen Personen (z. B. Auskunft, Löschung, Datenübertragbarkeit) und verpflichtet Unternehmen sowie Organisationen zu umfassenden Pflichten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich deren Speicherung und Sicherung. Zentrales Prinzip ist dabei die Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Unternehmen müssen die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze jederzeit nachweisen können).

Um diese Anforderungen nicht nur intern umzusetzen, sondern auch nach außen sichtbar zu machen, bietet die Möglichkeit einer Zertifizierung gemäß Art. 42 DSGVO einen klaren Mehrwert. Eine DSGVO‑Zertifizierung macht die Einhaltung der Verordnung für klar definierte Verarbeitungsvorgänge, Produkte oder Prozesse nachweisbar und schafft damit eine objektive Grundlage für Vertrauen und Transparenz.

Für österreichische Unternehmen ist eine DSGVO‑Zertifizierung somit ein strategischer Wettbewerbsvorteil: Sie schafft Vertrauen, erleichtert die Teilnahme an Ausschreibungen, stärkt die Compliance und sorgt für klare, überprüfbare Prozesse.

DSGVO-Zertifikate werden gemäß Art. 43 DSGVO ausschließlich von akkreditierten Zertifizierungsstellen vergeben. In Österreich erfolgt die Akkreditierung dieser Zertifizierungsstellen durch die österreichische Datenschutzbehörde (DSB). Die Zertifizierungskriterien müssen zuvor von der Datenschutzbehörde gemäß Art. 43 Abs. 2 DSGVO genehmigt werden. Anschließend überwacht die Datenschutzbehörde die Zertifizierungsstellen hinsichtlich der Einhaltung der genehmigten Kriterien und der Anforderungen des Art. 43 Abs. 5 DSGVO.

Unser in Wien ansässiger Partner ist von der österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) akkreditiert und somit als akkreditierte Zertifizierungsstelle berechtigt, offizielle DSGVO-Zertifikate zu vergeben.

DSGVO-Zertifizierung: Nutzen & Grenzen

Nachweisbare Konformität

Ein DSGVO‑Zertifikat ist ein belastbarer Nachweis für die Einhaltung der Datenschutz‑Grundverordnung bei den geprüften Verarbeitungsvorgängen, Produkten oder Prozessen und unterstützt die Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Unternehmen müssen die Einhaltung der Grundsätze jederzeit nachweisen können: „Accountability“).

Vertrauen und Wettbewerbsvorteil

Ein DSGVO-Zertifikat stärkt die Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden und erhöht die Chancen bei Ausschreibungen und Due-Diligence-Prüfungen.

Klare Prozesse

Fördert dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 24 DSGVO (Verantwortlichkeit des Verantwortlichen), Art. 25 DSGVO (Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen: „Privacy by Design / Default“) und Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung, z. B. Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Backups).

Wichtige Einschränkung

Die DSGVO-Zertifizierung gilt nicht für das ganze Unternehmen, sondern nur für klar abgegrenzte Verarbeitungsvorgänge, Produkte oder Prozesse gemäß Art. 42 DSGVO. Sie ersetzt keine laufende Compliance und bietet keine Haftungsfreistellung.

DSGVO-Zertifizierung: Was wird zertifiziert?

Gegenstand

Klar definierte Verarbeitungsvorgänge, Produkte oder Prozesse gemäß Art. 42 DSGVO

Prüffelder

  • Datenschutzkonzepte abgeleitet aus den Grundsätzen des Art. 5 DSGVO (Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit)
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 24, 25 und 32 DSGVO
  • Rollen und Verantwortlichkeiten gemäß Art. 4 Nr. 7 (Verantwortlicher), Art. 26 (gemeinsame Verantwortliche) sowie Art. 37 – 39 DSGVO (Datenschutzbeauftragter)
  • Betroffenenrechte gemäß Art. 12 – 22 DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit)
  • Lösch- und Aufbewahrungsregeln gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO (Speicherbegrenzung)
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AV‑Verträge) gemäß Art. 28 DSGVO
  • Datentransfers in Drittländer gemäß Art. 44 – 49 DSGVO
  • Protokollierung und Nachweisführung gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht)

Dokumentation

  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) gemäß Art. 30 DSGVO
  • gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) gemäß Art. 35 DSGVO
  • Richtlinien und Schulungsnachweise abgeleitet aus Art. 24 DSGVO (Verantwortlichkeit) und Art. 39 DSGVO (Aufgaben des Datenschutzbeauftragten, insbesondere Sensibilisierung und Schulung)

DSGVO: rechtliche Grundlagen

Art. 5 Abs. 2 DSGVO

Rechenschaftspflicht: Unternehmen müssen die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze nachweisen können: „Accountability“

Art. 24 DSGVO

Verantwortlichkeit: der Verantwortliche muss geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen und deren Einhaltung nachweisen.

Art. 25 DSGVO

Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen: „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“

Art. 28 DSGVO

Auftragsverarbeitung: Anforderungen an Verträge mit externen Dienstleistern, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten.

Art. 30 DSGVO

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Verpflichtung zur Dokumentation aller relevanten Verarbeitungsvorgänge.

Art. 32 DSGVO

Sicherheit der Verarbeitung: Verpflichtung zu angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen, z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Backups

Art. 35 DSGVO

Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA): Pflicht zur Durchführung einer Risikoanalyse bei besonders risikobehafteten Verarbeitungsvorgängen.

Art. 12 – 22 DSGVO

Betroffenenrechte: Transparente Information sowie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit.

Art. 39 DSGVO

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten: Überwachung der Einhaltung der DSGVO, Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter.

Art. 44 – 49 DSGVO

Datenübermittlungen in Drittländer: Voraussetzungen und Garantien für die rechtmäßige Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU.

Art. 42 DSGVO

Förderung von DSGVO-Zertifizierungen zur Darlegung der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung für konkrete Verarbeitungsvorgänge, Produkte oder Prozesse

Art. 43 DSGVO

Akkreditierung von Zertifizierungsstellen: In Österreich erfolgt die Akkreditierung der Zertifizierungsstellen durch die österreichische Datenschutzbehörde (DSB).

DSGVO-Zertifizierung: Ablauf

1. Kick-off & Scope-Definition

  • Festlegung, welche Verarbeitungsvorgänge, Produkte oder Prozesse zertifiziert werden.
  • Ergebnis: Klar definierter Umfang (Scope) mit Verantwortlichkeiten und Zeitplan
  • rechtliche Grundlagen:
    Art. 42 DSGVO (Zertifizierung für klar abgegrenzte Verarbeitungsvorgänge, Produkte oder Prozesse)
    Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht: Unternehmen müssen die Einhaltung der Grundsätze nachweisen können)

2. Gap-Analyse & Maßnahmenplan

  • Vergleich Ist-Stand mit den Anforderungen der DSGVO
  • Ergebnis: Maßnahmenplan mit konkreten Aufgaben, Fristen und Nachweisen
  • rechtliche Grundlagen:
    Art. 24 DSGVO (Verantwortlichkeit: der Verantwortliche muss geeignete Maßnahmen ergreifen und deren Einhaltung nachweisen)
    Art. 25 DSGVO (Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen: „Privacy by Design / Default“)
    Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung: technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten)
    Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung: Anforderungen an Verträge mit externen Dienstleistern)
    Art. 30 DSGVO (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: zentrale Dokumentation aller Prozesse)
    Art. 35 DSGVO (Datenschutz‑Folgenabschätzung: Pflicht bei risikoreichen Verarbeitungsvorgängen)
    Art. 12–22 DSGVO (Betroffenenrechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit)

3. Implementierung & Nachweisführung

Umsetzung

  • Richtlinien und Prozesse zur Einhaltung der Datenschutzgrundsätze gemäß Art. 5 DSGVO (Grundsätze der Verarbeitung: Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit)
  • Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeitenden gemäß Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO (Aufgabe des Datenschutzbeauftragten: Schulung und Sensibilisierung) sowie Art. 24 DSGVO (Verantwortlichkeit des Unternehmens)
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 24, 25 und 32 DSGVO (Verantwortlichkeit, Datenschutz durch Technikgestaltung, Sicherheit der Verarbeitung)
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AV‑Verträge) gemäß Art. 28 DSGVO (Anforderungen an Verträge mit externen Dienstleistern)
  • Verfahren zur Wahrung der Betroffenenrechte gemäß Art. 12–22 DSGVO (Rechte der betroffenen Personen: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit)

Nachweise

  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) gemäß Art. 30 DSGVO (Pflichtdokumentation aller relevanten Prozesse)
  • Datenschutz‑Folgenabschätzung (DPIA), gemäß Art. 35 DSGVO (Pflicht bei risikoreichen Verarbeitungsvorgängen)
  • Protokolle und Monitoringberichte gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht) sowie Art. 24 DSGVO (Nachweis der Einhaltung durch den Verantwortlichen)

4. Audit durch akkreditierte Zertifizierungsstelle

  • Prüfung: Dokumente, Interviews, Stichproben werden durch eine akkreditierte Zertifizierungsstelle kontrolliert gemäß Art. 43 DSGVO (Akkreditierung von Zertifizierungsstellen durch die Aufsichtsbehörde oder nationale Akkreditierungsstelle).
  • Ergebnis: Erteilung des DSGVO‑Zertifikats für den geprüften Scope oder Auflagen zur Nachbesserung.

5. DSGVO-Zertifikat & Überwachung

  • Gültigkeit: Das DSGVO‑Zertifikat gilt für den definierten Scope gemäß Art. 42 DSGVO (Zertifizierung für klar abgegrenzte Verarbeitungsvorgänge, Produkte oder Prozesse).
  • Überwachung: Regelmäßige Re‑Audits und laufende Pflege sind verpflichtend gemäß Art. 43 Abs. 2 lit. e DSGVO (Zertifizierungsstellen müssen Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung und Überwachung vorsehen).
  • Kontinuität: Unternehmen müssen Änderungen dokumentieren und die Einhaltung fortlaufend nachweisen gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht).

Angebot unseres akkreditierten Partners

Beratung & Projektplanung

  • Scope‑Workshop: Definition des Zertifizierungsumfangs gemäß Art. 42 DSGVO (Zertifizierung für klar abgegrenzte Verarbeitungsvorgänge, Produkte oder Prozesse)
  • Roadmap: Projektplan mit Meilensteinen und Verantwortlichkeiten gemäß Art. 24 DSGVO (Verantwortlichkeit des Verantwortlichen)
  • Ressourcenplanung: Festlegung von Zuständigkeiten und Kapazitäten gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht)

Dokumentation & Umsetzung

  • Richtlinien & Prozesse: Datenschutzgrundsätze, Löschkonzept, Rollen- und Berechtigungen, AV‑Verträge gemäß Art. 5 DSGVO (Grundsätze der Verarbeitung) und Art. 28 DSGVO (Anforderungen an Auftragsverarbeitung)
  • Technische Maßnahmen: Zugriffsschutz, Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Backups, Monitoring gemäß Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung)
  • Schulung: Mitarbeiterschulungen, Awareness‑Kampagnen, Prozesshandbuch gemäß Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO (Aufgabe des Datenschutzbeauftragten: Schulung und Sensibilisierung) und Art. 24 DSGVO (Verantwortlichkeit)

Auditvorbereitung & Begleitung

  • Pre‑Audit:  interne Prüfung, Erstellung eines Nachweisdossiers, Schließen von Lücken gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht)
  • Audit‑Support: Begleitung im externen Audit, Koordination von Auflagen, Abschlussdokumentation gemäß Art. 43 DSGVO (Anforderungen an Zertifizierungsstellen)

Nach dem DSGVO-Zertifikat

  • Re‑Audits: regelmäßige Überprüfung des zertifizierten Scopes gemäß Art. 43 Abs. 2 lit. e DSGVO (Zertifizierungsstellen müssen Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung vorsehen)
  • Änderungsmanagement: Anpassung bei neuen Prozessen oder Technologien gemäß Art. 24 DSGVO (Verantwortlichkeit)
  • Kontinuierliche Verbesserungen: KPI‑Tracking, Lessons Learned, Aktualisierung der TOMs gemäß Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung, laufende Anpassung an den Stand der Technik)

DSGVO-Zertifizierung: Unternehmensvorteile

Für österreichische Unternehmen ergeben sich durch eine DSGVO-Zertifizierung eine Vielzahl an Wettbewerbsvorteilen:

Praktisch & umsetzbar

Schlanke Prozesse, klare Checklisten und realistische Zeitpläne erleichtern die Umsetzung im Betriebsalltag.

Kosten-Nutzen-Fokus

Durch die DSGVO-Zertifizierung spürbarer Mehrwert durch gesteigertes Vertrauen bei Kunden, bessere Chancen bei Ausschreibungen und Erfüllung von Partneranforderungen.

Schnelle Ergebnisse

Konzentration auf scope‑relevante Maßnahmen – keine reine „Papier‑Compliance“, sondern konkrete Verbesserungen.

Skalierbar

Start mit Kernprozessen möglich, späterer Ausbau auf weitere Verarbeitungsvorgänge jederzeit umsetzbar.

DSGVO-Zertifizierung: Häufige Fragen (FAQ)

Wer darf DSGVO-Zertifikate ausstellen?

Gemäß Art. 43 DSGVO dürfen nur akkreditierte Zertifizierungsstellen DSGVO-Zertifikate vergeben. Unser in Wien ansässiger Partner ist von der österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) akkreditiert und somit als akkreditierte Zertifizierungsstelle berechtigt, offizielle DSGVO-Zertifikate zu vergeben.

Was kostet eine DSGVO-Zertifizierung?

Die Kosten hängen von Unternehmensgröße, Branche und Umfang ab. Unser von der österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) akkreditierter und in Wien ansässiger Partner berät Sie individuell und bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung an.

Wird das gesamte Unternehmen zertifiziert?

Nein. Zertifiziert werden nur klar definierte Verarbeitungsvorgänge, Produkte oder Prozesse gemäß Art. 42 DSGVO.

Wie lange dauert der DSGVO-Zertifizierungsprozess?

Je nach Ausgangslage wenige Wochen bis mehrere Monate. Ein Pre-Audit beschleunigt den Ablauf bzw. den Weg zum DSGVO-Zertifikat.

Wie lange ist ein DSGVO‑Zertifikat gültig?

Ein DSGVO‑Zertifikat hat eine begrenzte Gültigkeitsdauer von maximal drei Jahren gemäß Art. 42 Abs. 7 DSGVO (Zertifikate sind zeitlich befristet). Danach ist eine Rezertifizierung erforderlich. Zusätzlich finden während der Laufzeit regelmäßige Überwachungs‑ oder Re‑Audits statt, um die fortlaufende Einhaltung sicherzustellen.

Welche Nachweise werden für die DSGVO‑Zertifizierung benötigt?

  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) gemäß Art. 30 DSGVO
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 24, 25 und 32 DSGVO
  • Nachweise über Schulungen der Mitarbeitenden abgeleitet aus Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO (Aufgaben des Datenschutzbeauftragten: Sensibilisierung und Schulung) sowie Art. 24 DSGVO (Verantwortlichkeit)
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AV‑Verträge) gemäß Art. 28 DSGVO
  • Löschkonzept gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO (Speicherbegrenzung)
  • Gegebenenfalls Datenschutz‑Folgenabschätzung (DPIA) gemäß Art. 35 DSGVO
  • Protokolle und Monitoringberichte gestützt durch Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht) und Art. 24 DSGVO (Nachweis der Einhaltung)
  • Betroffenenrechte (z. B. Auskunft, Löschung, Widerspruch) gemäß Art. 12 – 22 DSGVO
  • Drittlandtransfers gemäß Art. 44 – 49 DSGVO

DSGVO-Zertifizierung: Erstberatung

Sichern Sie sich Ihre kostenlose Erstberatung durch unseren von der österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) akkreditierten und in Wien ansässigen Partner. Machen Sie Ihr Unternehmen in Kärnten, Niederösterreich, Oberösterreich, Salzburg, Steiermark, Tirol, Vorarlberg oder Wien effektiv und effizient DSGVO-konform.

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oder kontaktieren Sie uns per E-Mail dsgvo [at] schaller-media.de

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